Besparen op contracten

Bij vrijwel iedere ICT scan blijkt dat er op contracten bespaard kan worden. Contracten met telecomleveranciers staan daarbij met stip op nummer een. Het automatisch verlengen en indexeren van contracten is waarschijnlijk je grootste ergernis.  De factuur is een “herinnering” dat je er weer een jaar aan vast zit. Tijd om daar wat aan te doen.

 

Voor je kunt besparen op contracten moet je natuurlijk wel weten welke contracten je hebt afgesloten. Maak een overzicht van alle contracten. Zet er alle schriftelijke en mondelinge overeenkomsten op. Weet je niet zeker of ze er allemaal op staan? Pak dan je boekhouding erbij en kijk welke kosten er periodiek, meestal per maand of per jaar, gemaakt worden. Daar kun je uit herleiden met wie je een contract hebt afgesloten. Voor je gemak hierbij een template van een Excel bestand met daarin de tabel die je nodig hebt.

Dit zijn de mogelijkheden om te besparen

Opzeggen

Het goedkoopste contract is geen contract. Vraag je daarom af of je het wel nodig hebt. Wat was de reden dat je het contract bent aangegaan en is die reden nog geldig? Heb je het niet meer nodig, zeg het dan direct op.

Verlengen

Controleer of de dienst waar je gebruik van maakt goedkoper is geworden. Wil je er niets aan veranderen en is de dienst wel goedkoper geworden, neem dan contact op met de leverancier. Vaak kun je het bestaande contract verlengen voor de lagere prijs of kun je voor dezelfde prijs meer waarde krijgen. Daar staat vaak alleen tegenover dat je opnieuw een jaar aan het contract vast zit.

Vereenvoudigen

Kijk goed of die uitgebreide versie van de dienst noodzakelijk is. Heb je echt een Service Level Agreement met 24×7 ondersteuning nodig? Wordt het aantal licenties dat je hebt afgenomen wel gebruikt? Misschien kan je wel met minder toe.

Langere looptijd

Als je heel tevreden bent over de leverancier en de dienst, dan kan het gunstig zijn om het contract voor meerdere jaren af te sluiten. Leveranciers geven vaak korting wanneer een contract met een langere looptijd wordt afgesloten. Heel gebruikelijk is 5% bij een contract van 2 jaar en 10% voor een contract van 3 jaar. Kijk wel uit dat het niet gaat om een dienst die in de komende jaren waarschijnlijk goed koper wordt, zoals bijvoorbeeld een internetverbinding. Fluctueert het aantal medewerkers in je organisatie, doe het dan ook niet. Diensten die je met weinig risico voor een langere periode af kan sluiten zijn bijvoorbeeld de bescherming tegen virussen en het controleren van je e-mailverkeer op ongewenste berichten.

 

Als het niet duidelijk is of je een contract nog nodig hebt, dan kan het zijn dat je (organisatie) voor de zekerheid het contract door laat lopen. Dit is één van de redenen waarom organisaties contracten met telecomleveranciers door laten lopen, al maken ze er geen gebruik van. Geef je niet over aan dit gemak, want die paar tientjes per verbinding per maand lopen al gauw op tot honderden en soms duizenden euro’s per jaar. Houd het overzicht met contracten bij, controleer periodiek welke contracten komende periode aflopen en onderneem actie indien nodig. Heb je geen zin of tijd om dit zelf bij te houden, laat het dan door Anakin bijhouden. Het maakt onderdeel uit van onze dienst ICT management. Heb jij nog andere tips om te besparen op contracten, deel ze dan hieronder.